COSYS Eingangspostbearbeitung Software

Neben der Zustellung an einen Originalempfänger gibt es auch die Zustellung an einen Ersatzempfänger. Auch die Sonderfälle Annahmeverweigerung und nicht angetroffen deckt die Eingangspostbearbeitung Software ab. Bei der Auswahl „Ersatzempfänger“ wird der Name des Ersatzempfängers als Klartext erfasst oder aus den Stammdaten per Suche ausgewählt. In der Annahmeverweigerung wählen Sie, welche Sendungen der Empfänger nicht annehmen möchte und erfassen auch hier eine Unterschrift. Wählen Sie „nicht angetroffen“ zeigt die App eine Abstellerlaubnis an (falls hinterlegt). Mit der Fotofunktion und einem Kommentar kann das Abstellen dokumentiert werden. Liegt keine Abstellerlaubnis vor, kann der Zusteller die Sendung wieder mitnehmen.

In der Administration finden Sie Benutzer, Rechte, Rollen und Mandanten wieder, die Sie einsehen, bearbeiten und hinzufügen können. Über Gruppen in der linken Menüleiste werden Benutzern spezifische Rechte zugewiesen. So können bestimmte Gruppen beispielsweise nur lesenden Zugriff auf Daten bekommen. Über Mandanten lassen sich Daten von unterschiedlichen Gesellschaften trennen.

Zu den Stammdaten gehören die Daten Absender, Empfänger, Lagerplätze, Speditionen, Verpackungseinheiten und Kommentare. Stammdaten können Sie neu hinzufügen und bestehende bearbeiten oder löschen. Mit vordefinierten Kommentaren und aktuellen Empfängerinformationen haben es mobile Benutzer mit dem Dokumentieren der einzelnen Prozessschritte der Eingangspostbearbeitung viel leichter.

Das Paketmanagement bündelt alle erfassten Sendungsinformationen, die über die mobile App erfasst werden. Sie finden dort alle Sendungsdaten mit ihrem aktuellen Status und weiteren Informationen wie Fotos, Unterschriften und einem kompletten Sendungsverlauf wieder. Durch die Filterfelder und Spalten können Sie die Sendungsdaten nach Belieben sortieren und durchsuchen. Durch diese übersichtliche Oberfläche und die vielen Informationen wird die tägliche Arbeit der Poststelle erheblich erleichtert.

Das COSYS Dashboard bietet Ihnen im WebDesk eine allgemeine Übersicht über die aktuelle Lage. Es können verschiedene Kacheln ausgewählt und angezeigt werden lassen, die Ihnen Auskunft über gewünschte Statistiken geben. Welche Analysen genau angezeigt werden, können Sie dabei individuell anpassen.

Diese Auswertung zeigt die Anzahl der Pakete, welche von ausgewählten KEP-Diensten in einem Zeitraum täglich angeliefert worden sind. Dabei können Sie auswählen, welche KEP-Dienste oder welchen Zeitraum Sie sich anzeigen lassen möchten sowie welche Detailebene für Sie benötigt ist.

Diese Auswertung präsentiert die Quote an beschädigten Paketen, die an einem Tag von verschiedenen KEP-Diensten geliefert wurden. Diese Daten liefern eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen im Umgang mit den verschiedenen KEP-Diensten.

In dieser Auswertung können Sie sehen, wie sich die Bestände in einem angegebenen Zeitraum verändert haben. Dabei ist zu beachten, dass sich der Bestand erhöht, sobald die angenommenen Pakete die Abgearbeiteten überschreiten und der Bestand sinkt, wenn diese unterschritten werden.

Die Durchlaufzeiten zeigen Ihnen, wie viel Zeit Ihre Pakete in der einzelnen Prozessschritten verbringen. Die Gesamtübersicht besteht daher aus fünf Anzeigen, welche alle ein Teil der Prozesskette eines Pakets sind. Hier ist es ebenfalls möglich das gewünschte Zeitfenster auszuwählen. So lassen sich Fehler an entsprechenden Stellen optimieren.

Hier erkennen Sie, welcher Empfänger welche Anzahl von Paketen in einem ausgewählten Zeitraum erhalten hat. Diese Auswertung nach Kostenstelle anstelle der Paketanzahl zu filtern, ist ebenfalls möglich.

Sie können jede dieser Auswertungen als .PDF exportieren. Anschließend können Sie diese z. B. in der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen nutzen, um die Informationen aus den erfassten Daten weiterzutragen.