COSYS Eingangspostbearbeitung Software
Sie möchten sich Zeit und Fehler bei der Bearbeitung der Eingangspostbearbeitung sparen? Mit einer Software von COSYS verleihen Sie Ihrer Eingangspostbearbeitung neuen Schwung. Die COSYS Eingangspostbearbeitung Software digitalisiert alle Prozessschritte, die Ihre Eingangspost durchlaufen und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation. Ein großer Vorteil, der daraus entsteht, ist die komplette Rückverfolgbarkeit der Eingangspost. Viele weitere Funktionen der Software tragen zusätzlich dazu bei, dass Sie Kosten sparen und die Produktivität der Poststelle erhöhen.
So einfach digitalisieren Sie Ihre Eingangspostbearbeitung mit einer Software von COSYS
Die Eingangspostbearbeitung Software besteht aus den zwei Komponenten, COSYS WebDesk (Leitstand) und einer mobilen App. Die Software kann auf einem Android Gerät und optional auch auf einem Gerät mit iOS-Betriebssystem genutzt werden. Zum Erfassen von Vorgängen wie der Zustellung oder einer Paketannahme dient die mobile App. Diese App wird auf einem Smartphone, Tablet oder MDE Gerät unabhängig vom Hersteller installiert. Wenn Sie die Hardware über COSYS erwerben, richten wir Ihr Gerät zusätzlich ein, sodass sie direkt startklar sind. Durch die Software dokumentieren Sie gesamte Bearbeitung der Eingangspost von der Annahme bis zur Zustellung. Viele praktische Features optimieren und automatisieren dabei die einzelnen Schritte.
Als Leitstand stellt Ihnen der COSYS WebDesk alle Informationen, die sich im System befinden, übersichtlich dar. In den verschiedenen Modulen (Paketmanagement, Stammdaten, Administration) finden Sie die zugehörigen Einstellungsmöglichkeiten und Informationen wieder. Durch Benutzerrechte kann definiert werden, wer welche Daten einsehen, bearbeiten oder löschen darf. Die Sendungsverfolgung findet in dem Modul Paketmanagement des WebDesks statt.
Features
Optionale Add Ons:
Anbindung an Paketschränke
Die persönliche Zustellung ist besonders schwierig für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsplätzen, aber kann durch Paketschränke vereinfacht werden. Die Paketschränke lassen sich durch eine Schnittstelle nahtlos integrieren. Sie nutzen dabei die Vorteile der Paketschränke und profitieren von einem einfachen Workflow. Das Logistikpersonal muss die Sendungen nur noch in den Schrank einräumen und hat dadurch eine vereinfachte Zustellung. Außerdem sparen Sie sich Wege durch die einzelnen Flure. Die Abholung ist 24 Stunden 7 Tage die Woche möglich und deswegen sehr komfortabel für die Empfänger. Die Abholung funktioniert mit Abholcodes, damit nur autorisierte Personen Zugang zu den Sendungen bekommen.
Sie bekommen das Komplettsystem aus einer Hand. COSYS bietet nämlich die Schnittstelle an Paketschränke und auch die Schränke selbst an.
Tippen Sie oben rechts auf die drei Punkte, um in die Einstellungen zu gelangen. Hier können Sie Scaneinstellungen, Verbindungseinstellungen, Einstellungen für bestimmte Module und die App selbst vornehmen.
Die Einlagerung/Zuordnung auf Ladungsträger muss nicht als Extraschritt erfolgen. Alternativ erfassen Sie den Lagerplatz oder das Lademittel in der Zuordnung. Durch die Zuordnung verlieren Sie mit der Eingangspostbearbeitung Software niemals den Überblick über Ihr Lager und finden alle Sendungen wieder. Wenn Sie verhindern wollen, dass bei der Verladung jede Sendung einzeln gescannt werden muss, fassen Sie mehrere Sendungen auf einen Ladungsträger zusammen. Erfassen Sie dann den Ladungsträger, um die Sendungen zu Verladen.
Nach Erfassung der Sendungen wird die Abholung mit einer Unterschrift des Empfängers abgeschlossen. Die Unterschrift wird auf dem Gerät in der COSYS Eingangspostbearbeitung App erfasst. Wählen Sie aus, ob die Sendung durch einen Original- oder Ersatzempfänger abgeholt wird. In dem Modul werden Empfängernummer, Empfängername und die Anzahl der übergebenen Sendungen angezeigt. Eine Annahmeverweigerung kann ebenfalls dokumentiert werden.
Neben der Zustellung an einen Originalempfänger gibt es auch die Zustellung an einen Ersatzempfänger. Auch die Sonderfälle Annahmeverweigerung und nicht angetroffen deckt die Eingangspostbearbeitung Software ab. Bei der Auswahl „Ersatzempfänger“ wird der Name des Ersatzempfängers als Klartext erfasst oder aus den Stammdaten per Suche ausgewählt. In der Annahmeverweigerung wählen Sie, welche Sendungen der Empfänger nicht annehmen möchte und erfassen auch hier eine Unterschrift. Wählen Sie „nicht angetroffen“ zeigt die App eine Abstellerlaubnis an (falls hinterlegt). Mit der Fotofunktion und einem Kommentar kann das Abstellen dokumentiert werden. Liegt keine Abstellerlaubnis vor, kann der Zusteller die Sendung wieder mitnehmen.
In der Administration finden Sie Benutzer, Rechte, Rollen und Mandanten wieder, die Sie einsehen, bearbeiten und hinzufügen können. Über Gruppen in der linken Menüleiste werden Benutzern spezifische Rechte zugewiesen. So können bestimmte Gruppen beispielsweise nur lesenden Zugriff auf Daten bekommen. Über Mandanten lassen sich Daten von unterschiedlichen Gesellschaften trennen.
Zu den Stammdaten gehören die Daten Absender, Empfänger, Lagerplätze, Speditionen, Verpackungseinheiten und Kommentare. Stammdaten können Sie neu hinzufügen und bestehende bearbeiten oder löschen. Mit vordefinierten Kommentaren und aktuellen Empfängerinformationen haben es mobile Benutzer mit dem Dokumentieren der einzelnen Prozessschritte der Eingangspostbearbeitung viel leichter.
Das Paketmanagement bündelt alle erfassten Sendungsinformationen, die über die mobile App erfasst werden. Sie finden dort alle Sendungsdaten mit ihrem aktuellen Status und weiteren Informationen wie Fotos, Unterschriften und einem kompletten Sendungsverlauf wieder. Durch die Filterfelder und Spalten können Sie die Sendungsdaten nach Belieben sortieren und durchsuchen. Durch diese übersichtliche Oberfläche und die vielen Informationen wird die tägliche Arbeit der Poststelle erheblich erleichtert.
Das COSYS Dashboard bietet Ihnen im WebDesk eine allgemeine Übersicht über die aktuelle Lage. Es können verschiedene Kacheln ausgewählt und angezeigt werden lassen, die Ihnen Auskunft über gewünschte Statistiken geben. Welche Analysen genau angezeigt werden, können Sie dabei individuell anpassen.
Diese Auswertung zeigt die Anzahl der Pakete, welche von ausgewählten KEP-Diensten in einem Zeitraum täglich angeliefert worden sind. Dabei können Sie auswählen, welche KEP-Dienste oder welchen Zeitraum Sie sich anzeigen lassen möchten sowie welche Detailebene für Sie benötigt ist.
Diese Auswertung präsentiert die Quote an beschädigten Paketen, die an einem Tag von verschiedenen KEP-Diensten geliefert wurden. Diese Daten liefern eine wichtige Grundlage für strategische Entscheidungen im Umgang mit den verschiedenen KEP-Diensten.
In dieser Auswertung können Sie sehen, wie sich die Bestände in einem angegebenen Zeitraum verändert haben. Dabei ist zu beachten, dass sich der Bestand erhöht, sobald die angenommenen Pakete die Abgearbeiteten überschreiten und der Bestand sinkt, wenn diese unterschritten werden.
Die Durchlaufzeiten zeigen Ihnen, wie viel Zeit Ihre Pakete in der einzelnen Prozessschritten verbringen. Die Gesamtübersicht besteht daher aus fünf Anzeigen, welche alle ein Teil der Prozesskette eines Pakets sind. Hier ist es ebenfalls möglich das gewünschte Zeitfenster auszuwählen. So lassen sich Fehler an entsprechenden Stellen optimieren.
Hier erkennen Sie, welcher Empfänger welche Anzahl von Paketen in einem ausgewählten Zeitraum erhalten hat. Diese Auswertung nach Kostenstelle anstelle der Paketanzahl zu filtern, ist ebenfalls möglich.
Sie können jede dieser Auswertungen als .PDF exportieren. Anschließend können Sie diese z. B. in der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen nutzen, um die Informationen aus den erfassten Daten weiterzutragen.
FAQ
Die Bearbeitung der Eingangspost kann grob in drei Schritte unterteilt werden. Annahme, Zuordnung/Verarbeitung und Zustellung. Je nach Organisation und insbesondere Organisationgröße können diese Schritte aber noch um Weitere ergänzt werden.
Hilfsmittel gibt es viele, auf die man zurückgreifen kann. Die meisten sind jedoch nicht verpflichtend. Besonders hilfreich ist ein Erfassungssystem aus Soft- und Hardware, mit dem Sie die Eingangspost schnell und sauber dokumentieren können. So wird die Bearbeitung schneller und gründlicher.
Für die Verteilung von Eingangspost gibt es üblicherweise 3 Hauptwege. Es müssen aber nicht in jeder Organisation alle vorkommen und häufig werden diese auch etwas abgewandelt. Sendungen können über ein Postfach, eine Abholung an der Poststelle oder eine direkte Auslieferung an den Arbeitsplatz zugestellt werden.
Es gibt folgende Arten physischer Eingangspost:
- Briefe und Einschreiben
- Pakete
- Sperrgüter wie Paletten können auch dazu gehören
- Sonstige Sendungen wie zum Beispiel Gefahrengüter oder Kühlsendungen
Prinzipiell kann alles, was die Kurier-Express-Paket-Dienste anliefern, als Eingangspost deklariert werden.
Haben Sie weitere Fragen und möchten ein Angebot für die Software oder eine Präsentation der Software? Unsere Demo Apps für Android und iOS stehen Ihnen frei zum Testen zur Verfügung. Telefonisch erreichen Sie uns unter +49 5062 900 0. Eine schriftliche Anfrage können Sie uns an Anfrage@cosys.de senden oder über das Kontaktformular stellen.